כמה מילים על ניהול זמן ורשימות. טיפים שימושיים, המתודולוגיה שלי ואיך אני מנהלת את זה ביומיום. ובסוף הכתבה? כלים פרקטיים ושימושיים שיוכלו לעזור לכם להתחיל כבר מחר בבוקר.
מי שלא מכיר אותי אישית, לא יודע - אבל אני מאסטרית של רשימות. יש לי רשימה לכל דבר בעולם! (מציוד חיוני להיריון ראשון, רשימת טיפים לתאילנד עם ילדים, דברים שחשוב לעשות באופן יומי בתור מנהלת קהילה ועד צ'ק ליסט של אוכל וציוד לסופ"ש עם חברים בדירת airbnb באמצע המדבר 😅)
בשביל להתכונן לתקופה לחוצה ומלאה בעשייה, וגם באופן כללי בשוטף, אני דואגת לנהל את הזמן והמשימות שלי באופן מסודר ומאורגן, כדי שלא יתפספסו דברים.
מה שלמדתי שעובד במקרה שלי, זה לארגן את כל המשימות שלי ב 3 רשימות ספציפיות:
- משימות דחופות
- משימות חשובות
- משימות שסובלות דיחוימשימות דחופות:
משימות דחופות:
את המשימות הבאמת דחופות שלי ברשימה העברתי ליומן בחלוקה הגיוניות ולא מתישה (מקסימום 2 משימות ביום לפי רמת הדחיפות). אלו משימות שאני לרוב מעדיפה להימנע מהן, לדחות אותן וברוב המקרים קשורות להנה"ח 🤭משימות חשובות:
משימוש חשובות:
את המשימות החשובות חילקתי באותה הדרך (כ - 3 ביום), אלו בד"כ משימות שקשורות להתנהלות שוטפת, ללקוחות, הכנה לפגישות וכו'.משימות שסובלות דיחוי: הן בד"כ המשימות הכיפיות יותר, הקלילות ואלו שאני מאוד נהנית לעשות אותן ומעדיפה למלא את היום שלי בהן.
משימות שסובלות דיחוי:
את המשימות שסובלות דיחוי פרסתי על כל השבוע, משימה אחת או שתיים מקסימום ביום.**כמה טיפים לעבודה עם רשימות (בייחוד לעצמאיות מבינינו)
אני משאירה לי בכל יום אוויר! זמן להפסקת צהריים, הפסקת ביניים בבוקר\אחה"צ, פילאטיס או סתם קפה בים - כל יום משהו אחר, אבל ההפסקה לאוויר היא בגדר משימת חובה.
אני מנסה לנתק את משימות הבית מהלו"ז שלי אבל אם יש דברים דחופים הם באים במקום משימות של העסק, כי במקביל זה לא עובד
המשימות מסודרות בחלוקה הגיונית (לא אשים 4 שיחות טלפון אחת אחרי השניה, למשל)
ליד כל משימה עשיתי ריבוע קטן, בתחילת השורה, עם מקום לסמן את ה V לאחר השלמתה. לא יאמן כמה סימון V עושה לי שקט בעיניים ובלב!
אני עושה כל בוקר מעקב על היום שאחרי ומסדרת את הלו"ז והמשימות מחדש. ככה אני יודעת שכל משימה שלא אגיע אליה, ובטוח יהיו כאלו, לא תלך לאיבוד.
עד כה גיליתי שהחלוקה הזו מוכיחה את עצמה ומאוד יעילה, בד"כ, כשאני עובדת ככה הלו"ז שלי מאוד גמיש ומאפשר בלת"מים.
הנה כמה כלים ודרכים שאני מכירה, ממליצה עליהם ויוכלו לעזור למתלבטים:
מחברת יפה ועט - זו האהבה שלי, שם הכי נוח וכיף לי לסמן ריבועים ו V בסיום המשימות. המחברות שלי הן מחברות עם נקודות, כמו Bullet Journal (לא שורות, לא ריבועים, לא חלקות) והן מאפשרות לי לכתוב בזוויות שונות, גדלים שונים ומומלצות בחום.
האתר\אפליקציה של Trello המדהימים (!) רוב המשימות שלי שקשורות לעסק מנוהלות שם בלוחות שונים
אפליקציות לניהול משימות כמו Todoist - יעיל, שימושי ובנייד 🙃
כלי ה Notes באייפון או באנדרואיד (באופן אישי פחות נוח לי, אבל ראיתי א.נשים מאוד מוכשרים ויעילים שמנהלים שם חיים שלמים, זה גם מסתנכרן מעצמו לרוב בענן, אז זה יתרון משמעותי) באנדרואיד יש את Google keep המאפשרת סוגים שונים של רשימות טקסטים, ניתן לתזמן התראות, מסתנכרן כמובן עם המכשירים השונים.
יש כלים נוספים בתשלום (כמו monday.com למשל) שהם מעולים, מותאמים אישית ומאפשרים ניהול של פרויקטים מורכבים ומשימות רבות באופן שמותאם אישית. העלויות לא נמוכות, אבל במידה ואכן מדובר בריבוי פרויקטים מורכבים, התנהלות עם ספקים או צוות - שווה לשקול עבודה עם כלים שכאלו.
כלי נוסף הוא Toggl, הקיים באפליקציה ובדסקטופ ומשמש לתיעוד זמן. נוח מאוד לעצמאיות שצריכות לתמרן בין פרויקטים
Comments